IK-werk aan werkplezier

Vijf stappen voor het kort frequent verzuimgesprek: met minder energie méér resultaat

Gepubliceerd op 9 mei 2011 door Petra van Reek

 

De laatste tijd train ik regelmatig managers in het voeren van verzuimgesprekken. Dit blijkt geen overbodige luxe, want veel managers hebben nooit geleerd hoe ze dit aan moeten pakken. Het lijkt ‘part of the job’ te zijn, iets wat je in de praktijk moet leren.

 

Maar in de praktijk vinden managers het vaak lastig, vooral  als ze ‘het niet vertrouwen’. En dat is vaak zo wanneer medewerkers kort frequent verzuimen. Ze durven de medewerker er wel mee te confronteren, maar krijgen er vaak de vinger niet achter wat er nu werkelijk aan de hand is. Is die medewerker nou echt ziek of niet? Spoedcontrole laten uitvoeren? En wat te doen met iemand die frequent uitvalt met vage (chronische) klachten zoals migraine of griep? Dan ben je toch snel uitgepraat als de medewerker zegt er niets aan te kunnen doen?

 

Zolang het werkelijke probleem niet op tafel komt, is er geen structurele oplossing mogelijk om het kort frequente verzuim terug te dringen. Verzuimkosten blijven hoog en het geregel en gedoe er omheen gaat door.

 

Hoe pak je zo’n kort frequent verzuimgesprek dan effectief aan? Hiervoor wil ik je een vijfstappenplan aanreiken. Als je deze stappen toepast zul je merken dat je met minder energie mee resultaat boekt: minder ziekteverzuim met behoud van de relatie.

 

Stap 1: ken de feiten

Een goed begin is het halve werk. Bereid je daarom goed voor op een gesprek over kort frequent verzuim (ook wel een KFV-gesprek genoemd). Het betekent dat je vóór het KFV-gesprek nagaat hoe vaak de frequent verzuimer ziekteverlof heeft gekregen en om welke redenen hij/zij dit heeft aangevraagd. Als je de concrete feiten kent, voorkom je discussies over de meldingsfrequentie en de aard van het verzuim.

 

Stap 2: geef aan dat het frequente verzuim voor beide partijen vervelend is

Mijn ervaring is dat niet elke frequent verzuimer zich realiseert dat het frequente ziekteverzuim niet alleen belastend is voor de betreffende persoon, maar ook voor collega’s in de directe werkomgeving. Zij moeten immers het werk overnemen dat anders blijft liggen. Door dit te benoemen in het KFV-gesprek maak je een frequent verzuimer hier weer (meer) bewust van. Hij of zij begrijpt hierdoor wellicht beter het nut en de noodzaak van een KFV-gesprek en is meer bereid na te denken over oplossingen om het frequente verzuim te zelf aan te pakken.

 

Stap 3: wees een OEN en vraag naar de oorzaak van het frequente verzuim

OEN staat voor een open, eerlijke en neutrale houding. Een OEN stelt open vragen, luistert onbevooroordeeld, vat af en toe de antwoorden samen en durft door te vragen. Als je je als een OEN opstelt krijg je gegarandeerd de werkelijke oorzaak van het frequente verzuim boven tafel. En dan wordt het mogelijk te zoeken naar een structurele oplossing voor het verzuimprobleem. Dat is de volgende stap.

 

Stap 4: vraag de medewerker wat hij/zij zelf gaat doen om het frequente verzuim te voorkomen

De meeste managers zijn sterk oplossingsgericht en bieden direct hun hulp of zelfs oplossingen aan voor het probleem van de frequent verzuimer. Dit doen zij meestal vanuit de beste intenties. Ze realiseren zich alleen niet dat zij met hun ‘reddersgedrag’ het zelfoplossend vermogen van de medewerker tekort doen. Ze creëren er mogelijk zelfs afhankelijke of passieve medewerkers mee. Managers die vinden dat hun zieke medewerkers te weinig verantwoordelijkheid nemen om te werken aan hun herstel kunnen zich afvragen of ze zelf niet te hard aan het werk zijn. Deze tip is dus vooral voor hen belangrijk. Vertel niet wat de medewerker moet doen, maar vraag naar de eigen plannen om het verzuim terug te dringen. Zo laat je het probleem waar het hoort.

 

Stap 5: maak heldere afspraken

Zonder concrete afspraken blijft het vaag en verandert er mogelijk nog weinig. Dus sluit het gesprek af met heldere afspraken. Leg ze vast en kom er in een vervolggesprek op terug. In dat gesprek blik je terug wat de afspraken opgeleverd hebben en wat er nog nodig is om te voorkomen dat de medewerker opnieuw vervalt in kort frequent verzuim.

 

Veel managers zijn blij met dit praktische handvat en geven na een training over het voeren van verzuimgesprekken terug dat zo’n training standaard zou moeten worden opgenomen in een MD-traject, zodat jonge managers het gelijk goed aanpakken en onnodig duur verzuim weten te voorkomen. Dat kan en is ook heel verstandig. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn om deze training in jouw organisatie aan te bieden en/of op te nemen in een MD-traject? Neem dan contact met me op. Ik heb hier al jaren heel goede ervaringen mee en deel mijn kennis en ervaring graag met je.

 

© Petra van Reek | IK-werk

 

Ik ben benieuwd naar je reactie!

Ik vind het leuk als je reageert op mijn artikel. Wat zijn jouw ervaringen met verzuimgesprekken? Wat vind je lastig en welke tips zijn nuttig voor jou? Je kunt hieronder je reactie plaatsen.

 


Reacties
Hallo,
Bedankt voor je bericht, veel van die zaken begrijp ik en snap ik, heb ze al eerder gehoord. Waar het mij om gaat is hoe je iemand die niet fatsoenlijk kan communiceren en die al helemaal niet een gesprek wil aangaan , met wie dan ook, toch zover krijgt dat hij/zij een gesprek met je aanknoopt.
Er zijn diverse onderzoeken geweest en daarin is telkens niets gevonden. HIj vind het vervelend dat wij hem niet vetrouwen zegt hij.
Werknemer is gedurende het 1e half jaar al 7 keer thuis met "vage " klachten.

Graag zou ik eens horen hoe u zoiets zou aanpakken.
Geplaatst door: Rein de Haan | 31-07-2012 15:49
Beste Rein,

Allereerst excuses voor mijn late reactie. Ik ontdek je bericht nu pas. Graag wil ik nog ingaan op je vraag. Ik hoop dat je er nog wat aan hebt.

Werknemer geeft aan dat zijn vertrouwen geschaad is. Dat is waarschijnlijk ook de reden dat hij geen gesprek wil aangaan. Ik zou deze persoon even apart nemen en vragen waardoor zijn vertrouwen geschaad is. Als hij antwoord geeft, zou ik goed doorvragen, luisteren en samenvatten. Daarna zou ik mijn bezorgdheid uitspreken over zijn 7 ziekmeldingen in zo korte tijd, vragen naar de oorzaken en aangeven dat het echt te veel is. Als hij er niks over wil loslaten en niet naar de bedrijfsarts wil voor een advies over zijn belasting/belastbaarheid zou ik aangeven dat we dan een andere route moeten inslaan. Als hij daar ook niet van onder de indruk is, zou ik z.s.m. afscheid nemen. Iemand die niet meewerkt aan herstel en nog wel aanwezig is op de werkvloer kan collega's 'aansteken' met zijn verzuimgedrag en negativiteit. Misschien is het niet de tip waar je op hoopte, maar wel het beste advies voor de lange termijn.
Geplaatst door: Petra | 05-10-2012 14:00
Goed verhaal. Dit soort gesprekken zouden vaker gedaan moeten worden met medewerkers. Zou een hoop kosten schelen en tevreden medewerkers opleveren.
Geplaatst door: niko | 18-03-2015 08:19
Wat ook kan is je verzuimprotocol weer eens actief onder ieders aandacht brengen.
Hierin moet vooral ook komen te staan dat er een gesprek gaat komen bij je derde verzuim. Hier kun je gemakkelijk gebruik van maken als je deze gesprekken ook daadwerkelijk gaat voeren. Hoezo geen vertrouwen? Ik heb een protocol te volgen en daarbij, ik vraag me af of ik me zorgen dien te maken.Alle keren dat er verzuimd komen we niet verder dan vage klachten. Geef expliciet aan dat de eerst volgende keer betekent dat er gelijk een bedrijfsarts wordt ingeschakeld. Maar dat dat voor beide partijen alleen maar prettig is omdat we dan weten wat er speelt.
Geplaatst door: yvonne | 28-05-2015 15:56
Beste, mijn werkgever heeft zonder overleg met mij, bepaald dat ik in eigen tijd op verzuimgesprek moet komen.
Kan dat zomaar??
Geplaatst door: Althof | 03-05-2016 12:27
Als manager vindt ik ook dat er oorzaken bij de werkgever liggen. Bijvoorbeeld nooit controle thuis uitvoeren omdat dat geld kost.
Met name kort verzuim kan daardoor oplopen omdat medewerkers van elkaar zien dat er niets aan gedaan wordt.
Gesprekken over wat kan de medewerker er aan doen leveren dan minder op denk ik.
Ook werkomstandigheden die wel veranderd zouden kunnen worden maar met name door geldaspecten niet uitgevoerd worden hebben hetzelfde effect.
Hoe antwoord je als dit soort omstandigheden door de medewerker als nalatigheid van de werkgever aangehaald worden.
Geplaatst door: André | 26-11-2016 01:44
Jammer dat er niet gereageerd wordt op gestelde vragen.
Geplaatst door: Thomas | 21-08-2017 13:01
Beste mensen, mijn excuses voor het niet reageren op jullie berichten. Ik zie ze nu pas, dus zal direct contact opnemen met de websitebouwer waarom ik geen meldingen krijg van geplaatste reacties. Nogmaals mijn excuses! Hieronder zal ik alsnog reacties geven op geplaatste berichten.
Geplaatst door: Petra | 18-12-2018 15:16
@Niko: zeker waar!
@Yvonne: goede aanvulling om te checken of het verzuimprotocol actueel is. Mijn aanvullende advies: niet te snel doorverwijzen naar de bedrijfsarts. Laat de betrokken medewerker en manager eerst zelf het gesprek aangaan, eventueel met de hulp van HR. Wil je daarna alsnog weten wat de mogelijkheden en beperkingen zijn qua belastbaarheid van betrokken medewerker, leg deze vraag dan neer bij de bedrijfsarts.
@Althof: check het verzuimprotocol van je werkgever. Meestal gaat dit in goed overleg.
@André: heel herkenbaar. Ik zou zeggen vooral erkennen dat je deze verbeterpunten ziet en er aan gaat werken. Als je dit dan ook écht doet laat je voorbeeldgedrag zien én bouw je aan goodwill en vertrouwen bij je medewerkers. Hopelijk is de betrokken medewerker daarna bereid met zichzelf aan de slag te gaan.
Geplaatst door: Petra | 18-12-2018 15:33
Bedankt voor je artikel
Je vroeg om reactie dus bij deze.
Ik vind het helder beschreven de stappen. Ik mis alleen de stap wat kan je als werkgever doen als de stappen zonder gewenst resultaat zijn doorlopen?
Geplaatst door: Anoniem | 18-12-2018 15:36
Op basis van wat jij schrijft adviseer ik je sowieso om weer het gesprek aan te gaan en dit (dus dat resultaat uitblijft) te benoemen. Als betrokkene dit (h)erkent zou ik vragen waardoor dit komt. Misschien is het iemand die heel hard werkt aan gedragsverandering, maar het alleen niet blijkt te kunnen. In dat geval zou ik coaching voorstellen. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat iemand er de kantjes vanaf loopt en meer bezig is met zijn rechten dan met zijn plichten. In dat geval zou ik betrokkene op zijn plichten wijzen en heldere afspraken maken, ook over wat er gebeurt als hij zich niet aan zijn afspraken houdt. Deze afspraken zou ik vastleggen zodat je ze zwart op wit hebt staan i.v.m. dossieropbouw.

Het belangrijkste advies is wat mij betreft om geen aannames te doen, maar echt het gesprek aan te gaan. Wat maakt dat iemand zich niet aan de gemaakte afspraken kan houden? Waar gaat het mis en wat is er dus nodig? Alleen zo krijg je inzicht in wat er werkelijk aan de hand en dus nodig is.
Geplaatst door: Petra | 18-12-2018 15:37

Deel opties

E-mail dit
Twitter dit

Plaats een reactie:
Vul in het veld hieronder het woord "werk" in.
Houd mij op de hoogte van reacties na mij