Vijf stappen voor het kort frequent verzuimgesprek: met minder energie méér resultaat
Gepubliceerd op 9 mei 2011 door Petra van Reek
De laatste tijd train ik regelmatig managers in het voeren van verzuimgesprekken. Dit blijkt geen overbodige luxe, want veel managers hebben nooit geleerd hoe ze dit aan moeten pakken. Het lijkt ‘part of the job’ te zijn, iets wat je in de praktijk moet leren.
Maar in de praktijk vinden managers het vaak lastig, vooral als ze ‘het niet vertrouwen’. En dat is vaak zo wanneer medewerkers kort frequent verzuimen. Ze durven de medewerker er wel mee te confronteren, maar krijgen er vaak de vinger niet achter wat er nu werkelijk aan de hand is. Is die medewerker nou echt ziek of niet? Spoedcontrole laten uitvoeren? En wat te doen met iemand die frequent uitvalt met vage (chronische) klachten zoals migraine of griep? Dan ben je toch snel uitgepraat als de medewerker zegt er niets aan te kunnen doen?
Zolang het werkelijke probleem niet op tafel komt, is er geen structurele oplossing mogelijk om het kort frequente verzuim terug te dringen. Verzuimkosten blijven hoog en het geregel en gedoe er omheen gaat door.
Hoe pak je zo’n kort frequent verzuimgesprek dan effectief aan? Hiervoor wil ik je een vijfstappenplan aanreiken. Als je deze stappen toepast zul je merken dat je met minder energie mee resultaat boekt: minder ziekteverzuim met behoud van de relatie.
Stap 1: ken de feiten
Een goed begin is het halve werk. Bereid je daarom goed voor op een gesprek over kort frequent verzuim (ook wel een KFV-gesprek genoemd). Het betekent dat je vóór het KFV-gesprek nagaat hoe vaak de frequent verzuimer ziekteverlof heeft gekregen en om welke redenen hij/zij dit heeft aangevraagd. Als je de concrete feiten kent, voorkom je discussies over de meldingsfrequentie en de aard van het verzuim.
Stap 2: geef aan dat het frequente verzuim voor beide partijen vervelend is
Mijn ervaring is dat niet elke frequent verzuimer zich realiseert dat het frequente ziekteverzuim niet alleen belastend is voor de betreffende persoon, maar ook voor collega’s in de directe werkomgeving. Zij moeten immers het werk overnemen dat anders blijft liggen. Door dit te benoemen in het KFV-gesprek maak je een frequent verzuimer hier weer (meer) bewust van. Hij of zij begrijpt hierdoor wellicht beter het nut en de noodzaak van een KFV-gesprek en is meer bereid na te denken over oplossingen om het frequente verzuim te zelf aan te pakken.
Stap 3: wees een OEN en vraag naar de oorzaak van het frequente verzuim
OEN staat voor een open, eerlijke en neutrale houding. Een OEN stelt open vragen, luistert onbevooroordeeld, vat af en toe de antwoorden samen en durft door te vragen. Als je je als een OEN opstelt krijg je gegarandeerd de werkelijke oorzaak van het frequente verzuim boven tafel. En dan wordt het mogelijk te zoeken naar een structurele oplossing voor het verzuimprobleem. Dat is de volgende stap.
Stap 4: vraag de medewerker wat hij/zij zelf gaat doen om het frequente verzuim te voorkomen
De meeste managers zijn sterk oplossingsgericht en bieden direct hun hulp of zelfs oplossingen aan voor het probleem van de frequent verzuimer. Dit doen zij meestal vanuit de beste intenties. Ze realiseren zich alleen niet dat zij met hun ‘reddersgedrag’ het zelfoplossend vermogen van de medewerker tekort doen. Ze creëren er mogelijk zelfs afhankelijke of passieve medewerkers mee. Managers die vinden dat hun zieke medewerkers te weinig verantwoordelijkheid nemen om te werken aan hun herstel kunnen zich afvragen of ze zelf niet te hard aan het werk zijn. Deze tip is dus vooral voor hen belangrijk. Vertel niet wat de medewerker moet doen, maar vraag naar de eigen plannen om het verzuim terug te dringen. Zo laat je het probleem waar het hoort.
Stap 5: maak heldere afspraken
Zonder concrete afspraken blijft het vaag en verandert er mogelijk nog weinig. Dus sluit het gesprek af met heldere afspraken. Leg ze vast en kom er in een vervolggesprek op terug. In dat gesprek blik je terug wat de afspraken opgeleverd hebben en wat er nog nodig is om te voorkomen dat de medewerker opnieuw vervalt in kort frequent verzuim.
Veel managers zijn blij met dit praktische handvat en geven na een training over het voeren van verzuimgesprekken terug dat zo’n training standaard zou moeten worden opgenomen in een MD-traject, zodat jonge managers het gelijk goed aanpakken en onnodig duur verzuim weten te voorkomen. Dat kan en is ook heel verstandig. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn om deze training in jouw organisatie aan te bieden en/of op te nemen in een MD-traject? Neem dan contact met me op. Ik heb hier al jaren heel goede ervaringen mee en deel mijn kennis en ervaring graag met je.
© Petra van Reek | IK-werk
Ik ben benieuwd naar je reactie!
Ik vind het leuk als je reageert op mijn artikel. Wat zijn jouw ervaringen met verzuimgesprekken? Wat vind je lastig en welke tips zijn nuttig voor jou? Je kunt hieronder je reactie plaatsen.
Reacties
Bedankt voor je bericht, veel van die zaken begrijp ik en snap ik, heb ze al eerder gehoord. Waar het mij om gaat is hoe je iemand die niet fatsoenlijk kan communiceren en die al helemaal niet een gesprek wil aangaan , met wie dan ook, toch zover krijgt dat hij/zij een gesprek met je aanknoopt.
Er zijn diverse onderzoeken geweest en daarin is telkens niets gevonden. HIj vind het vervelend dat wij hem niet vetrouwen zegt hij.
Werknemer is gedurende het 1e half jaar al 7 keer thuis met "vage " klachten.
Graag zou ik eens horen hoe u zoiets zou aanpakken.
Allereerst excuses voor mijn late reactie. Ik ontdek je bericht nu pas. Graag wil ik nog ingaan op je vraag. Ik hoop dat je er nog wat aan hebt.
Werknemer geeft aan dat zijn vertrouwen geschaad is. Dat is waarschijnlijk ook de reden dat hij geen gesprek wil aangaan. Ik zou deze persoon even apart nemen en vragen waardoor zijn vertrouwen geschaad is. Als hij antwoord geeft, zou ik goed doorvragen, luisteren en samenvatten. Daarna zou ik mijn bezorgdheid uitspreken over zijn 7 ziekmeldingen in zo korte tijd, vragen naar de oorzaken en aangeven dat het echt te veel is. Als hij er niks over wil loslaten en niet naar de bedrijfsarts wil voor een advies over zijn belasting/belastbaarheid zou ik aangeven dat we dan een andere route moeten inslaan. Als hij daar ook niet van onder de indruk is, zou ik z.s.m. afscheid nemen. Iemand die niet meewerkt aan herstel en nog wel aanwezig is op de werkvloer kan collega's 'aansteken' met zijn verzuimgedrag en negativiteit. Misschien is het niet de tip waar je op hoopte, maar wel het beste advies voor de lange termijn.
Hierin moet vooral ook komen te staan dat er een gesprek gaat komen bij je derde verzuim. Hier kun je gemakkelijk gebruik van maken als je deze gesprekken ook daadwerkelijk gaat voeren. Hoezo geen vertrouwen? Ik heb een protocol te volgen en daarbij, ik vraag me af of ik me zorgen dien te maken.Alle keren dat er verzuimd komen we niet verder dan vage klachten. Geef expliciet aan dat de eerst volgende keer betekent dat er gelijk een bedrijfsarts wordt ingeschakeld. Maar dat dat voor beide partijen alleen maar prettig is omdat we dan weten wat er speelt.
Kan dat zomaar??
Met name kort verzuim kan daardoor oplopen omdat medewerkers van elkaar zien dat er niets aan gedaan wordt.
Gesprekken over wat kan de medewerker er aan doen leveren dan minder op denk ik.
Ook werkomstandigheden die wel veranderd zouden kunnen worden maar met name door geldaspecten niet uitgevoerd worden hebben hetzelfde effect.
Hoe antwoord je als dit soort omstandigheden door de medewerker als nalatigheid van de werkgever aangehaald worden.
@Yvonne: goede aanvulling om te checken of het verzuimprotocol actueel is. Mijn aanvullende advies: niet te snel doorverwijzen naar de bedrijfsarts. Laat de betrokken medewerker en manager eerst zelf het gesprek aangaan, eventueel met de hulp van HR. Wil je daarna alsnog weten wat de mogelijkheden en beperkingen zijn qua belastbaarheid van betrokken medewerker, leg deze vraag dan neer bij de bedrijfsarts.
@Althof: check het verzuimprotocol van je werkgever. Meestal gaat dit in goed overleg.
@André: heel herkenbaar. Ik zou zeggen vooral erkennen dat je deze verbeterpunten ziet en er aan gaat werken. Als je dit dan ook écht doet laat je voorbeeldgedrag zien én bouw je aan goodwill en vertrouwen bij je medewerkers. Hopelijk is de betrokken medewerker daarna bereid met zichzelf aan de slag te gaan.
Je vroeg om reactie dus bij deze.
Ik vind het helder beschreven de stappen. Ik mis alleen de stap wat kan je als werkgever doen als de stappen zonder gewenst resultaat zijn doorlopen?
Het belangrijkste advies is wat mij betreft om geen aannames te doen, maar echt het gesprek aan te gaan. Wat maakt dat iemand zich niet aan de gemaakte afspraken kan houden? Waar gaat het mis en wat is er dus nodig? Alleen zo krijg je inzicht in wat er werkelijk aan de hand en dus nodig is.
Deel opties
Warning: sizeof(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /var/www/vhosts/ikwerkcoaching.nl/httpdocs/scripts/pages/blogItem.php on line 47
Plaats een reactie:
"Ik leer hardwerkende professionals hoe ze met meer ontspanning, energie en plezier kunnen (samen)werken en (hr-)managers hoe zij kunnen bijdragen aan de bevlogenheid en duurzame inzetbaarheid van hun medewerkers." 
