Blog artikelen

De tien beste delegeertips

Gepubliceerd op 5 april 2013 door Petra van Reek

De laatste tijd coach en train ik veel leidinggevende professionals. Wanneer het over het delegeren van taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers gaat, hoor ik heel vaak de volgende uitspraken:

‘Ik doe het liever zelf, want dan weet ik zeker dat het goed gaat.’
‘Ik heb geen tijd om taken te delegeren. In de tijd dat ik uitleg hoe het moet heb ik het al tien keer zelf gedaan.’
‘Ik moet het zelf doen, want dat is mijn taak als manager.’
‘Niemand kan wat ik kan.’

Met als gevolg dat ze zichzelf overwerken en soms zelfs uitvallen met overbelastingsklachten. Als ik deze leidinggevenden vraag wat delegeren hen zou kunnen opleveren, komt meestal het antwoord: ‘meer tijd om de dingen te doen waar ik nu niet aan toe kom’. Gevolgd door de opmerking dat ze die ervaring helaas nog niet hebben en daarom dus onvoldoende of zelfs niet delegeren.

Als ik hen vraag wat het nog meer zou kunnen opleveren, blijft het vaak stil. En dan vertel ik over een nog veel belangrijkere reden om te delegeren. Namelijk dat het één van de beste manieren is om bij te dragen aan de professionele en persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. Mits je effectief delegeert. Maar hoe doe je dat?

De volgende tips heb ik (helaas) niet zelf bedacht, maar zijn wel heel nuttig als je beter wilt leren delegeren. Ze komen uit het Handboek Managementvaardigheden (3^e editie) van Quinn e.a.

Tip 1: Bedenk wat je gedaan wilt hebben én waarom

Mensen doen graag zinvol werk is mijn ervaring. Ze willen weten aan welk doel hun werk bijdraagt. Wees daar dus helder over naar jezelf én je medewerkers.

Tip 2: Zoek de juiste persoon voor de taak

De juiste persoon is de medewerker voor wie de taak voldoende uitdaging biedt. Dat betekent dat de taak voor hem of haar niet te makkelijk, maar ook niet te moeilijk is.

Tip 3: Wees duidelijk naar de ander bij het toewijzen van een taak

Het gaat hierbij niet alleen om het overbrengen van het wat en waarom. Wees ook duidelijk over deadlines en tijdschema’s. En stel vragen om te checken of medewerkers volledig begrijpen wat de taak inhoudt.

Tip 4: Zorg er voor dat de ander de tijd heeft om de opdracht uit te voeren

Heeft een medewerker meerdere taken? Wees dan duidelijk over de prioriteiten.

Tip 5: Wees beschikbaar voor advies en overleg

Zo steun je je medewerker en kun je veel missers voorkomen.

Tip 6: Laat de ander de taak naar eigen goeddunken uitvoeren

Toon vertrouwen in de capaciteiten van je medewerkers en leg de lat niet te hoog.

Tip 7: Controleer de voortgang van de opdracht, maar grijp niet te snel in als er iets mis dreigt te gaan

Als medewerkers de kans krijgen zelf problemen op te lossen, vergroot dat hun zelfvertrouwen en hun probleemoplossend vermogen.

Tip 8: Stel de persoon aan wie je taken gedelegeerd hebt verantwoordelijk voor het werk en eventuele problemen die zich voordoen

Je delegeert immers om medewerkers de kans te geven te groeien.

Tip 9: Zorg ervoor dat de persoon de juiste autoriteit heeft om de taak uit te voeren en alle middelen en medewerking krijgt die nodig zijn om de taak met succes te volbrengen

Een veelvoorkomende reden waarom delegatie mislukt, is dat een medewerker de verantwoordelijkheid krijgt voor een opdracht zonder de autoriteit te hebben om deze te voltooien of zonder voldoende vrijheid te krijgen om de manier van voltooien te kiezen.

Tip 10: Erken de prestaties van de medewerker

Dit is de laatste, maar zeker niet de minst belangrijke tip! Het uitspreken van waardering helpt een medewerker zijn of haar motivatie hoog te houden. Daarbij is mijn ervaring is dat medewerkers meer waarde hechten aan immateriële waardering (compliment/schouderklop) dan aan materiële (zoals een bonus). Niet vergeten dus!

Kortom: effectief delegeren is méér dan je medewerkers een opdracht geven. Het is net opvoeden. Wat vind jij? Ik lees graag je reactie.

> 0 reacties

> Plaats reactie

Help, ik MOET zo veel! 5 tips om te ont-moeten

Gepubliceerd op 17 februari 2011 door Petra van Reek

Van hard werken wordt niemand ziek, maar van te weinig ontspannen wel. Daarom in dit artikel vijf tips die bijdragen aan een meer onstpannen werkhouding.

Tip 1: denk in termen van ‘willen’ in plaats van ‘moeten’

Deze eerste tip wil ik graag illustreren met een leuke ervaringsoefening. Schrijf eens drie dingen op die écht moeten. Gewoon in het algemeen. Dus niet alleen wat je van je manager moet, of van je partner of van jezelf, maar in het algemeen in werk en privé.

Gelukt? Mooi. Pik er dan eens één uit en daag jezelf uit met de volgende vraag. Moet dit echt? Staat het ergens in de wet geschreven dat jij dit moet? Nee? Dan valt die dus af. Dat is één!

Wat heb je nog meer staan? Iets wat wél van de wet moet, zoals belasting betalen? Vraag jezelf opnieuw af of dit écht moet. Er zijn namelijk ook mensen die geen belasting betalen.

Ja, die krijgen dan een boete en dat wil jij niet. Toch? Maar dan hebben we het dus niet over moeten, maar over willen. Two down, one to go.

In trainingen is er op den duur altijd wel een deelnemer die zegt: “Ik moet eten, anders ga ik dood!” “En dat wil je niet?” antwoord ik dan altijd. Dan hebben we het dus weer niet over moeten, maar over willen. Ik hoor je bijna denken: “Ja, zo ken ik er nog wel een paar! Zo moet ik niks!”

Klopt! Je moet helemaal niks. Het zijn allemaal keuzes die je maakt omdat je iets wilt, zoals een bepaald inkomen of een goede ouder zijn. We leggen onszelf dus heel veel op of laten ons heel veel opleggen door anderen.

Het klinkt misschien flauw om zo over woorden te vallen, maar voel eens in je lijf wat ‘moeten’ met je doet. Wat gebeurt er met je als je tegen jezelf zegt dat je moet werken of een goede ouder moet zijn? Je hebt ineens het gevoel geen keuze meer te hebben, je blik vernauwt, je ademhaling gaat omhoog en je spieren spannen zich aan. Kortom: de spanning in je lichaam bouwt zich op. Voel je het?

En wat gebeurt er als je moeten vervangt door willen? Dus je wilt werken, je wilt een goede ouder zijn etc. Je ontspant weer. Voel je het? Dat komt omdat je ineens weer keuzevrijheid ervaart. Jij bepaalt wat jij wilt en dus ‘moet’! Lucht dat niet op?

Tip 2: neem minstens één keer per dag een time-out van drie minuten

Ook deze tip kan ik het best illustreren met een simpele ervaringsoefening. Ik doe deze oefening zelf vaak als ik het heel druk heb, me gejaagd voel en van alles tegelijk ga doen.

Hij helpt me dan om letterlijk weer even op adem te komen, zodat ik weer met rust en energie geconcentreerd kan werken. Ik hoop dat jij er ook wat aan hebt. Zo niet, dan zijn er gelukkig nog meer tips. ;-)

Schuif je bureaustoel even wat naar achteren, ga rechtop zitten en zet je voeten plat op de grond. Sluit je ogen en focus op je ademhaling. Voel hoe de lucht je neus in en weer uit gaat. Voel je borstkas meebewegen met de luchtstroom en ervaar het ritme. Na ongeveer een minuut vraag je jezelf af wat je waar voelt in je lichaam. Voel je spanning in je schouders? Ga er dan even met je aandacht naar toe en ontspan ze. Heb je pijn in je rug? Ga dan verzitten zodat je rug kan ontspannen. Als je gedachten met je aan de haal gaan (“Wat een stomme oefening!” of: “Ik moet door!”), breng je aandacht dan weer terug naar je ademhaling en blijf hier nog zo’n twee minuten op gefocust. Open dan je ogen en schuif je stoel weer aan je bureau. Hoe voel je je nu?

Tip 3: realiseer je dat de wasmand nooit leeg is

Je werkt hard om alles af te krijgen. Maar al snel merk je dat dit een onbegonnen taak is. Want net als jij al je mails hebt beantwoord en je mailbox helemaal hebt opgeruimd, komen er weer tien nieuwe binnen. Het werk is nooit af! Doe jij iets verkeerd? Nee, het is een feit dat je werk nooit ‘af’ is. Net zoals de wasmand nooit leeg is. Als je dit kunt accepteren scheelt dat een hoop onnodige stress. Want hoe erg is het dat het nooit af is?

Tip 4: luister vaker naar je eigen helper

Heb jij net als ik zo’n slavendrijverin je zitten? Zo’n stemmetje dat continu opdrachten geeft? “Als je dit artikel af hebt, kun je daarna gelijk verder met je mail en administratie. En begin nou vanavond écht aan dat boek, want je moet als professional wel je vakliteratuur bijhouden!” Herkenbaar? Vermoeiend soms hè?

Het helpt als je je realiseert dat het maar een stemmetje in je hoofd is. Het is niet wie jij bent. Want je bent een veelzijdig mens en hebt dus meer kanten in jezelf. Toch? Misschien herken je in jezelf ook wel een levensgenieter, een clown of een helper die altijd klaarstaat voor anderen. Maar heb je ook een helper die klaarstaat voor jou? Die jou helpt (en toestaat!) af en toe te ontspannen? Zo niet, wordt het dan niet eens tijd om deze te introduceren en er eens wat vaker naar te luisteren? Zie jezelf als de regisseur van de stemmen in je hoofd. Als jij de leiding neemt over al je innerlijke stemmen, gaat er geen één meer met je aan de haal!

Vind je dit een leuke manier van kijken naar jezelf? In een persoonlijk coachingstraject kunnen we alle stemmen in kaart brengen die jouw handelen in het dagelijks leven beïnvloeden. Hiermee vergoot je je zelfinzicht en krijg jij weer de regie over je eigen leven in handen!

Tip 5: geniet van je successen

Als nuchtere Hollanders houden we erg van ‘gewoon doen’, want dat is al gek genoeg. We stellen onszelf doelen en werken er hard voor om ze te halen. Als dat gelukt is zetten we een vinkje en zijn we alweer gefocust op ons volgende doel. Waarom? Waarom niet even stilstaan bij je succes en – doe eens gek – jezelf belonen voor je prestaties? Waar doe je jou een plezier mee? Een nieuwe cd, een boek, een avond sporten? Jij weet het zelf het best. En het levert meer op dan je denkt! Niet alleen de beloning, maar ook meer werkplezier, motivatie, energie en zelfvertrouwen.

Ik ben benieuwd naar je reactie!

Welke tips zijn voor jou zinvol? Welke heb jij er misschien nog aan toe te voegen? Ik lees je reactie graag! Je kunt hem hieronder plaatsen.

> 3 reacties